企業電話費把控

巨額的電話費用讓每個企業都深感頭痛。如果費用失控，會提高辦公成本；如果控制過死，又會限制業務的聯系，并引起員工的不滿。
　　一般來說,對電話費用進行控制是必要的,如果不加以控制，有的員工會將公司的電話當作免費電話來使用，漫無目的地用電話聊天或打信息臺，這樣不僅增加了公司的支出，還會影響其他員工的正常工作和公司的正常業務通訊往來。
　　對電話費的控制，不僅涉及到公司的利益，也涉及到每個員工的切身利益，因此，必須綜合考慮，制定嚴密的規章制度，既要保證不影響企業的正常業務通信，也不能影響員工的工作情緒，還要避免引起公平問題方面的糾紛。由于各企業的具體情況不同，電話費用的控制措施也不盡相同。
　　在制定控制話費的政策時，不能簡單地一棍子下，也不能倉促草率。因為一旦政策制定不當，就會引起管理或控制上的糾紛，影響工作情緒和工作效率。一般而言，要制定一項切實可行的花費控制政策，要經過以下幾個步驟：
　　(1)調查。公司有關部門對近期每個月的話費資料做一詳細調查，包括市話費、長途費所占的比例，工作時間及非工作時間電話費的所占份額等等。
　　(2)分析。根據調查結果進行分析,看合理的話費占有多少。比如，在非工作時間（加班除外)產生的話費是不合理的，可能是由于有些員工下班后逗留公司所產生的私話費用。另外，對于份額過大的部分就是控制的重點，比如電話信息費支出過大，如果企業正常工作中沒有必要產生這些話費，那么電話信息費就應該是控制重點。
　　(3)區分。公司部門不同，職責不同，所使用的話費當然也不同。比如對于銷售部門，長話費和市話費均會比較多;而行政部門市話費可能多些。另外，總經理、部門經理的話費可能高些,而其他一般業務人員應該會低些，從事生產活動的人員話費就應該更低。在分析的基礎上要對不同情況進行區別對待，是為了保證正常的業務聯系不會因為話費控制而受到影響。
　　(4)制定政策。經過調查和分析，公司話費使用情況已經基本一目了然，下面要根據結果制定政策，以確保電話費控制在一個合理的水平上。在制定政策時，一定要注意政策的可操作性,否則還是起不到控制話費的作用。
　　在剛開始控制話費時，可能會遇到員工的反對。這時最好召集專門的會議，由行政負責人對公司的話費支出情況、調查分析情況進行講解，以獲得員工的支持。另外，可以在政策中制定一些關于節省話費的獎勵措施，以調動大家節省話費的積極性。